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Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Você já pensou como sua mesa de trabalho pode afetar a sua rotina? Se seu espaço é desorganizado ou até sujo, também pode passar pouca credibilidade para os pacientes que receber em seu consultório.

Por isso, é importante alinhar com a sua secretária práticas que vão facilitar os processos do dia a dia e passar a ideia de confiabilidade!

1. Desapegue-se do que não usa

Cada profissional tem seu jeitinho de organizar a mesa de trabalho. Afinal, passamos a maior parte do dia no trabalho, e esse espaço específico passa a significar algo mais pessoal ao longo do tempo.

Mas a bagunça pode levar à perda de produtividade e atrapalhar ao fazer atendimentos. Você pode perder arquivos e anotações importantes, por exemplo.

Por isso, o primeiro passo é fazer uma análise do seu espaço atual e separar os objetos, papéis espalhados, cadernos, arquivos e pertences que você não precisa usar no dia a dia. A mesa é uma ferramenta de trabalho, e você deve ter itens essenciais sempre à disposição e fácil acesso.

Guarde aquilo que você não usa, mas que pode precisar um dia. Assim, você diminui a poluição visual e transforma sua mesa em um espaço mais harmonioso.

Isso quer dizer se livrar das decorações em sua estação de trabalho? Não necessariamente! Nem todo mundo gosta de uma mesa minimalista, mas é importante ter moderação. Mantenha poucos itens e preze pelo profissionalismo.

2. Organize os documentos

Um dos maiores problemas de organização é a quantidade de papéis espalhados. Mesmo com os arquivos digitais, a maioria dos consultórios lida com um volume grande de documentos, e para organizar isso de forma mais efetiva o melhor é separá-los em arquivos longe de sua mesa de trabalho. Assim, você evita perdas de documentos importantes.

Se você consulta algum documento com frequência, vale a pena deixa-lo mais próximo, em uma gaveta separada para isso.

3. Centralize as anotações

Se a sua secretária faz atendimentos, com certeza, anota várias informações como nomes, números de telefones, tarefas a serem concluídas, etc.

Centralizar todas essas informações em um só lugar, como um bloco de anotações, caderno, agenda ou arquivo on-line vai facilitar muito na hora de se organizar. Principalmente na hora de um atendimento presencial em que ela precisa ser ágil e demonstrar preparo.

4. Separe uns minutinhos para arrumar a mesa

Manter tudo no lugar com a correria da rotina não é fácil. Mas a melhor forma de evitar que a bagunça se acumule é separar cinco minutinhos para arrumar sua mesa de trabalho.
Assim, você começa o dia com mais vigor e bem-estar com tudo bem limpo e guardado no seu devido lugar.

5. Agenda eletrônica

Com uma agenda eletrônica, além de diminuir o uso do papel, você mantém todas as consultas organizadas em um só lugar. Com isso, você economiza tempo e ganha mais praticidade na gestão do consultório. A vantagem é que você pode compartilhar o acesso com quem quiser para que possa te ajudar e acompanhar toda a rotina da clínica!

Gostou de saber como organizar a mesa de trabalho de forma prática e rápida? Então, continue acompanhando o blog do Secretárias Online para mais conteúdos sobre gestão de consultório!


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