Maneiras Eficientes de Como Organizar Documentos em Seu Consultório

Maneiras Eficientes de Como Organizar Documentos em Seu Consultório

Você presta atenção na administração de seu consultório? Saber como organizar documentos é uma habilidade ligada à boa gestão de uma clínica! Com o ritmo constante de atendimentos, é importante saber como ordenar todos os cadastros, prontuários, documentos financeiros e fiscais.

Confira algumas dicas essenciais para contribuir com a eficiência de administração do negócio!

1. Como organizar documentos se nada está sistematizado?

Muitos se perguntam como organizar documentos sem mesmo saber o que possuem no arquivo! Por isso, o primeiro passo para ordenar a administração é reunir tudo o que está guardado e seguir uma regra de ouro: não manter documentos inúteis.

Faça uma limpeza e jogue fora tudo o que é supérfluo, como convites antigos, propagandas, revistas velhas, manuais etc.

2. Separe a papelada por categorias

Agora que tem mais clareza dos documentos importantes que possui, separe por categorias. No caso de um consultório, pode criar as suas próprias divisões conforme as necessidades.

Porém, há algumas que são essenciais, como:

  • documentos pessoais de pacientes;
  • prontuários;
  • financeiro;
  • gestão de pessoas;
  • e arquivo ativo ou morto.

3. Tenha um arquivo ativo e morto

Converse com sua secretária e pergunte quais documentos ela usa com mais frequência. Eles devem ficar no arquivo ativo! Assim, ela pode agilizar a rotina e ter tudo sempre em mãos.

É preciso lembrar de criar categorias para o arquivo ativo também, como: notas fiscais, contas a pagar e ações da clínica ou outras atividades recorrentes de sua empresa.

Já o arquivo morto funciona mais como um depósito, no qual você vai organizar documentos inativos que usa com pouca frequência, como:

  • comprovantes de pagamentos de impostos;
  • contratos;
  • documentação pessoal de equipe;
  • comprovantes de pagamentos de contas;
  • entre outros.

4. Implemente uma caixa de entrada física para organizar os documentos

Após aprender como organizar os documentos já existentes de seu consultório, é preciso mudar o sistema de gestão deles no dia a dia.

A primeira coisa a fazer é implementar uma caixa de entrada física, ou seja, uma ferramenta de escritório que possui duas bandejas e pode ser deixada sobre a mesa da secretária.

Assim, conforme vai analisando cada arquivo, pode colocar os mais importantes na parte de cima da bandeja. Ela deve eliminar os papéis que não passarem para esse local, pois não são considerados importantes.

O que sobrar na caixa de organização deve ser arquivado conforme as categorias que você criou nos passos anteriores.

Essa é uma forma efetiva de separar o que deve ser analisado no dia a dia e evitar acúmulos de arquivos que não serão usados.

5. Crie um controle do arquivo

Agora que você sabe como analisar documentos e ter um sistema diário de análise deles, está na hora de criar um controle.

Uma ótima ideia é colocar um código nas caixas de artigo e listar em uma tabela o que cada uma contém. Assim, você pode pesquisar diretamente no computador para encontrar algum documento.

Além disso, é importante que a clínica tenha uma rotina de controle e atualização do arquivo. Dessa forma, tudo estará em seu devido lugar e ninguém terá problemas para encontrar um documento!

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