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Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Você já pensou como sua mesa de trabalho pode afetar a sua rotina? Se seu espaço é desorganizado ou até sujo, também pode passar pouca credibilidade para os pacientes que receber em seu consultório.

Por isso, é importante alinhar com a sua secretária práticas que vão facilitar os processos do dia a dia e passar a ideia de confiabilidade!

1. Desapegue-se do que não usa

Cada profissional tem seu jeitinho de organizar a mesa de trabalho. Afinal, passamos a maior parte do dia no trabalho, e esse espaço específico passa a significar algo mais pessoal ao longo do tempo.

Mas a bagunça pode levar à perda de produtividade e atrapalhar ao fazer atendimentos. Você pode perder arquivos e anotações importantes, por exemplo.

Por isso, o primeiro passo é fazer uma análise do seu espaço atual e separar os objetos, papéis espalhados, cadernos, arquivos e pertences que você não precisa usar no dia a dia. A mesa é uma ferramenta de trabalho, e você deve ter itens essenciais sempre à disposição e fácil acesso.

Guarde aquilo que você não usa, mas que pode precisar um dia. Assim, você diminui a poluição visual e transforma sua mesa em um espaço mais harmonioso.

Isso quer dizer se livrar das decorações em sua estação de trabalho? Não necessariamente! Nem todo mundo gosta de uma mesa minimalista, mas é importante ter moderação. Mantenha poucos itens e preze pelo profissionalismo.

2. Organize os documentos

Um dos maiores problemas de organização é a quantidade de papéis espalhados. Mesmo com os arquivos digitais, a maioria dos consultórios lida com um volume grande de documentos, e para organizar isso de forma mais efetiva o melhor é separá-los em arquivos longe de sua mesa de trabalho. Assim, você evita perdas de documentos importantes.

Se você consulta algum documento com frequência, vale a pena deixa-lo mais próximo, em uma gaveta separada para isso.

3. Centralize as anotações

Se a sua secretária faz atendimentos, com certeza, anota várias informações como nomes, números de telefones, tarefas a serem concluídas, etc.

Centralizar todas essas informações em um só lugar, como um bloco de anotações, caderno, agenda ou arquivo on-line vai facilitar muito na hora de se organizar. Principalmente na hora de um atendimento presencial em que ela precisa ser ágil e demonstrar preparo.

4. Separe uns minutinhos para arrumar a mesa

Manter tudo no lugar com a correria da rotina não é fácil. Mas a melhor forma de evitar que a bagunça se acumule é separar cinco minutinhos para arrumar sua mesa de trabalho.
Assim, você começa o dia com mais vigor e bem-estar com tudo bem limpo e guardado no seu devido lugar.

5. Agenda eletrônica

Com uma agenda eletrônica, além de diminuir o uso do papel, você mantém todas as consultas organizadas em um só lugar. Com isso, você economiza tempo e ganha mais praticidade na gestão do consultório. A vantagem é que você pode compartilhar o acesso com quem quiser para que possa te ajudar e acompanhar toda a rotina da clínica!

Gostou de saber como organizar a mesa de trabalho de forma prática e rápida? Então, continue acompanhando o blog do Secretárias Online para mais conteúdos sobre gestão de consultório!


Maneiras de Gerenciar Minha Agenda Médica

Maneiras de Gerenciar Minha Agenda Médica

Pacientes faltam sem avisar e você está sem tempo para conseguir cumprir as demandas do dia? Se você fica se perguntando “o que aconteceu com minha agenda?” está na hora de conhecer algumas técnicas de organização.

Não existe forma perfeita para acabar com os contratempos do dia a dia, mas saber organizar a sua rotina pode te ajudar a aumentar a produtividade. Confira nossas dicas!

Como organizo minha agenda no dia a dia?

Você não pode organizar o que não conhece. Por isso, ao iniciar o processo de otimização do seu tempo, analise uma semana de seu trabalho e se pergunte: “o que eu poderia ter feito diferente para evitar atrasos ou tarefas que ficaram para trás?”.

Entenda quais afazeres tomam mais o seu tempo e quais são aqueles que você consegue realizar com mais rapidez. Geralmente, evitamos fazer tarefas difíceis que são importantes para o andamento da clínica.

Outros fatores para se levar em conta é a sua rotina. Você trabalha em outros lugares? Quanto tempo demora no deslocamento? Como pode fazer esse tempo ser mais produtivo? Responda essas perguntas para conseguir se organizar melhor.

Crie um sistema para as consultas

Estipule uma média de tempo realista para cada uma de suas consultas. Assim, saberá o quanto pode atender em um determinado dia. É importante fazer a diferenciação entre:

  • primeira consulta — geralmente leva mais tempo, pois você ainda não conhece o paciente;
  • retorno — é mais rápido, pois serve mais como uma manutenção;
  • procedimentos específicos — devem ser organizados para durar mais. Faça um estudo com os procedimentos de sua clínica e crie uma média de tempo em que você leva para o atendimento.

Valorize o tempo de cada consulta

Após fazer essa análise de suas consultas, estipule um tempo fixo para elas e tente seguir à risca essa rotina. Mas, é claro, nunca se esqueça de manter a qualidade e empatia nos atendimentos!

Desta forma, quando pensar “o que tenho marcado em minha agenda?”, será mais fácil para você e sua secretária adotarem um método para alocar a quantidade certa de consultas no tempo disponível. Isso evita gargalos durante o dia e pacientes atendidos sem atenção ou de forma muito rápida.

Agenda on-line

Ter uma agenda on-line para registrar os horários de consulta e informações é muito mais do que uma tecnologia, é uma necessidade em consultórios modernos. Com ela você pode registrar todas os atendimentos em um só lugar, o que evita a desorganização causada por registros em papel.

Além disso, você pode liberar o acesso para sua equipe e todos terão clareza sobre o que está sendo realizado e sobre a rotina de cada dia.

A comunicação entre você e sua equipe ou secretária é chave para que as atividades fluam de forma natural. Afinal, já pensou se alguém marca uma consulta em um horário em que você não estará disponível?

Estabeleça uma cultura de pontualidade

Tenha a pontualidade como um valor primordial na sua equipe. Com base na técnica de alocação de agendamento, você terá espaço suficiente em sua rotina de consultas e terminará os atendimentos em uma média de tempo correta.

Aos poucos, os seus pacientes também irão se acostumar com isso e vão se sentir valorizados por não ficarem esperando pela consulta.

A pergunta “como gerenciar minha agenda médica” foi respondida? Então confira os outros artigos sobre gestão de consultórios no blog do Secretárias Online!


Como Sempre Ter o Telefone Disponível em Clínicas Odontológicas

Como Sempre Ter o Telefone Disponível em Clínicas Odontológicas

Coloque-se no lugar de seu paciente. Imagine a seguinte situação: ele precisa de atendimento e consegue o telefone da sua clínica odontológica na internet ou talvez já seja um paciente recorrente. Mas, ao ligar no consultório, o telefone está ocupado repetidas vezes.

O que você faria se estivesse com urgência de atendimento? A maioria das pessoas buscam outras opções, o que significa que você perderia um cliente. Para não correr esse risco é preciso otimizar seu atendimento. Selecionamos algumas dicas para você sobre este assunto, confira!

Clínicas odontológicas — A importância do atendimento

O atendimento — além da qualidade de serviço — é um dos fatores que faz a diferença em um consultório, pois, te ajuda a conquistar clientes e não desperdiçar oportunidades em sua clínica odontológica.

Segundo uma pesquisa realizada pelo Octadesk em parceria com a Mindminers, 68% dos consumidores desqualificam o atendimento em clínicas e acreditam que os profissionais não estão preparados o quanto deveriam.

Por isso, além de ter o telefone sempre disponível em seu consultório, você precisa garantir um atendimento infalível para o seu cliente se sentir valorizado e retornar novamente ao precisar de seus serviços!

Confira agora as dicas para atender bem e não correr mais o risco de ter o telefone ocupado quando um paciente ligar:

Atenda de forma assertiva e empática

Uma das formas de garantir que o telefone não fique ocupado é atender de forma otimizada a cada ligação. Ou seja, responder de forma empática, saber escutar e entender as necessidades do paciente.

Dessa forma, a pessoa responsável por essa função poderá responder as dúvidas de forma mais clara, sem tomar muito seu tempo e o do paciente. Para ter certeza que o atendimento de sua secretária está superando as expectativas, lembre-se de que ela precisa:

  • manter a calma e não deixar que a ansiedade das tarefas do dia a dia acelere o diálogo;
  • ter atenção ao uso da linguagem e tom de voz correto para transmitir credibilidade;
  • demonstrar satisfação em responder às perguntas do paciente;
  • ser simpática e demonstrar que está ali para encontrar soluções;
  • manter o controle em situações que os pacientes são rudes ao telefone e entender a raiz do problema. Nesse caso, é preciso oferecer soluções práticas para resolver o contratempo e tentar ajudar no que for possível.

Secretária eletrônica

Uma das melhores opções para otimizar seu atendimento e garantir que o telefone será sempre atendido, é utilizar o serviço de secretárias remotas.

Com isso, sua clínica recebe um número personalizado e, quando sua secretária não puder atender o telefone ou ele estiver ocupado, a chamada cairá em uma central com profissionais treinadas com as melhores técnicas de atendimento.

Elas irão agendar as consultas e tirar todas as dúvidas de seus pacientes. É o dobro de produtividade sem precisar contratar mais equipe para seu escritório e ter que lidar com os encargos que isso gera.

Com este modelo de atendimento, sua secretária ganha mais tempo para poder te ajudar nos atendimentos presenciais! Ela também poderá gerenciar atividades de mais importância no escritório, como cuidar do sistema financeiro, dar informações de pacientes, organizar viagens médicas e muito mais!

Gostou das dicas de atendimento em clínicas odontológicas? Então continue acompanhando mais conteúdos cheios de informações ricas para a gestão de seu consultório no blog do Secretárias Online!


O Que Fazer nas Férias da Sua Secretária

O Que Fazer nas Férias da Sua Secretária

Já pensou o prejuízo de parar o atendimento em seu consultório por alguns dias ou semanas? Para que isso não aconteça é preciso que você saiba o que fazer nas férias de sua secretária.

Optar por uma secretária virtual pode ser uma opção prática, segura e econômica para o atendimento e agendamento de consultas neste período. Quer saber como esse serviço pode te ajudar? Confira mais detalhes!

O que fazer nas férias da sua profissional — Mantenha o atendimento!

O bom atendimento é a peça essencial para conquistar o coração de seus pacientes — tanto o telefônico quanto o presencial. Para manter esse padrão e saber o que fazer nas férias de sua secretária é crucial que você tenha um serviço de excelência para te auxiliar.

Mesmo que você contrate alguém para ficar na recepção temporariamente, essa pessoa não terá a expertise de sua secretária ou de um time de profissionais treinados para atender o cliente.

Por isso, o serviço de secretária online pode ser a solução perfeita para o seu consultório. Assim, toda vez que o telefone tocar, a chamada será redirecionada para uma central de telefonistas especializadas. Elas irão tirar dúvidas, ajudar o seu paciente a conciliar horários e encontrar a melhor solução para ele. Tudo isso de maneira atenciosa, dedicada e agilizada.

Acesso a agenda de consultas

Com esse serviço, você tem mais benefícios! Que tal uma forma de organizar e integrar todas as informações de horários em um só lugar? Com a agenda eletrônica, é possível acompanhar todas as consultas marcadas pelas secretárias virtuais e conceder o acesso para quem você desejar.

Assim, quando a sua secretária voltar de férias, ela poderá fazer o acompanhamento de consultas e também utilizar a ferramenta para organizar os horários de atendimento.

Com a otimização do atendimento telefônico, também sobra mais tempo para sua profissional dedicar seus esforços para outras atividades, como colaborar para a administração do consultório e cuidar da parte financeira.

Assim, você não precisa de uma pessoa a mais para realizar essas tarefas e, consequentemente, irá economizar recursos e delegar tarefas importantes para alguém que já é de sua confiança!

Lembrete de consultas automatizado

Um dos fatores que prejudica a sua rotina de atendimento é quando os pacientes esquecem a consulta. Na maioria dos casos, você não consegue preencher aquela hora reservada e acaba perdendo um tempo valioso de trabalho.

Para resolver esse problema, uma solução simples e efetiva são os lembretes por SMS, WhatsApp e e-mail na hora do agendamento e um dia antes da consulta. E o melhor é que você não precisa se preocupar com mais um procedimento em sua agenda, pois essas confirmações são feitas de forma automática e programadas pelas assistentes virtuais!

Agora que você está preparado e sabe o que fazer nas férias da sua secretária, que tal conhecer um pouco mais sobre o serviço do Secretárias Online e modernizar o seu escritório? Entre em contato!


Dia da Secretária — Saiba Como Otimizar o Trabalho da Sua Colaboradora

Dia da Secretária — Saiba Como Otimizar o Trabalho da Sua Colaboradora

Você deixou uma pilha de trabalho para sua colaboradora e tudo parece estar correndo bem. Mas sua profissional pode estar precisando de ajuda e você não está se dando conta disso. Que tal aproveitar o Dia da Secretária e delegar tarefas que vão parecer um presente aos olhos dela?

Se você quer descobrir onde realmente sua colaboradora pode fazer a diferença, confira as dicas neste artigo da Secretárias Online!

Dia da Secretária — o melhor presente é o reconhecimento

O dia 30 de setembro é para deixar marcado no calendário — pois é o Dia da Secretária! Essa é a data para demonstrar toda a sua confiança por essa profissional multitarefa.

E para isso, nada melhor do que reconhecer seu trabalho realizado até aqui e colocá-la em tarefas importantes que demonstram sua confiança nela. Além disso, propor ações para capacitá-la ainda mais e facilitar seu dia a dia.

Desta forma, irá ajudar a aumentar o senso de autoestima de sua colaboradora e fazê-la crescer profissionalmente.

Quer saber como fazer isso? Então confira nossas dicas:

Inclusão na criação de metas

Para criar um senso de pertencimento para sua secretária, nada melhor do que incluí-la nos processos de decisão e definições de metas. A abertura de comunicação e o alinhamento de objetivos são essenciais para que ela entenda suas expectativas e como você vai avaliar a performance do trabalho realizado.

Faça um cronograma e defina periodicamente quando dará um feedback sobre o trabalho e produtividade. Assim, sua profissional saberá que você valoriza o tempo dela e que está interessado em alavancar sua carreira profissional.

Forneça treinamentos

Atualizar conhecimentos é essencial para qualquer profissional, e ainda mais essencial para sua secretária assumir funções mais importantes dentro do consultório.

Além de ser uma craque no atendimento, ela deve saber auxiliar o médico no trato com os pacientes, saber técnicas de gerenciamento, controle financeiro, relações internacionais e muito mais demandas de sua necessidade.

Esse é um investimento que volta em dobro, pois, você poderá confiar à sua profissional mais tarefas que antes seriam realizadas por mais uma pessoa.

Se livre de tarefas que atrapalham a produtividade

Tarefas repetitivas e desnecessárias só servem para consumir o tempo produtivo da secretária. Faça uma análise junto com ela das atividades que acabam atrapalhando tarefas mais importantes e tente delegar ou priorizar o que traz mais valor.

Uma agenda eletrônica, por exemplo, é uma ótima ideia para agilizar os processos de organização de consultas, horários e dados de pacientes sem perder tempo para procurar arquivos que ficam desatualizados rapidamente.

Adote ferramentas que agilizam o trabalho dela

A tecnologia veio para modernizar e transformar as atividades de um consultório. É uma forma de otimizar o trabalho da sua colaboradora — e será um ótimo presente do Dia da Secretária.

O serviço de Secretárias Online é o exemplo ideal. Com ele você não perde nenhuma ligação em potencial enquanto sua recepcionista está atendendo e resolvendo algum assunto importante da clínica.

Desta forma, ela está mais livre para enfrentar novos desafios em sua carreira e você assegura, ao mesmo tempo, que seus clientes terão o melhor atendimento na hora do agendamento de consulta.

Quer saber mais dicas sobre atendimento em consultórios? Continue acompanhando o blog da Secretárias Online!


Conheça os Benefícios de Ter Uma Agenda Eletrônica

Conheça os Benefícios de Ter Uma Agenda Eletrônica

Você já sofreu para organizar dados e horários de pacientes de forma rápida e com fácil acesso? Então você precisa conhecer a agenda eletrônica! Além de otimizar a gestão de seu consultório, com ela você pode:

  • economizar tempo;
  • compartilhar informações;
  • alavancar a autoestima e produtividade de sua secretária;
  • e muito mais vantagens, confira no artigo do Secretárias Online!

O que é uma agenda eletrônica?

Antes de conferir como uma agenda eletrônica pode mudar para sempre sua forma de organizar consultas, é preciso entender como ela funciona.

Por isso, esqueça tabelas complicadas, agendas de papel e listas intermináveis que só atrapalham quando você precisa encontrar informações não só de consultas, mas de cadastros dos pacientes.

Com uma agenda você integra processos e encontra tudo no mesmo lugar. Com acesso 24h de forma totalmente online, você pode registrar consultas e compartilhar o acesso com outros profissionais.

Não fique para trás! Hoje os melhores consultórios já otimizam seu atendimento com esse serviço. Saiba no que mais ele pode te auxiliar abaixo:

1. Economizar tempo

A gestão de tempo é um dos grandes desafios e segredos para se conseguir mais pacientes. Afinal, se você tem muita burocracia na hora de marcar uma consulta, está perdendo a oportunidade de investir sua energia em outro lugar.

Por isso, a agenda pode ser a solução perfeita para você! Além do mais, vai poder recuperar informações de pacientes recorrentes com somente alguns cliques e manter tudo sempre organizado, sem papelada!

2. Compartilhar informações

Com a agenda eletrônica é possível liberar o acesso para quem desejar. Assim você e a sua secretária podem consultar informações e até contar com os benefícios de ter uma secretária online.

Essa profissional treinada irá atender suas ligações e marcar as consultas diretamente na agenda. Assim, sua recepcionista pode acompanhar o fluxo de pacientes e se preparar para auxiliar o médico nos atendimentos, sem se preocupar com o telefone.

Além disso, ela tem toda a liberdade de alterar informações, fazer bloqueio de horários ou mesmo cancelar consultas.

3. Alavancar a autoestima e produtividade de sua secretária

A sua secretária presencial é a estrela do show quando se trata de recepção e organização de demandas do escritório.

Com a economia de tempo que a agenda eletrônica te proporciona — ainda mais se estiver atrelada a secretárias online — sua colaboradora pode conquistar desafios muitos maiores no escritório.

Pode te ajudar a atender pacientes, controlar o financeiro, fazer planejamento de viagens médicas, redigir documentos e garantir que todos saiam da sua clínica com um sorriso no rosto.

4. E muito mais benefícios!

Além de todas essas vantagens você conta com recursos que tornam ainda mais práticos o seu uso no dia a dia. Com a agenda eletrônica do Secretárias Online, por exemplo, você acessa os cronogramas de pacientes diretamente por meio de aplicativo no celular.

Há ainda, a confirmação da consulta por e-mail e SMS no momento do agendamento e lembrete um dia antes, tudo de forma automatizada!

Está preparado para elevar seu atendimento médico a um novo patamar? Então conheça mais serviços de atendimento para consultórios do Secretárias Online!


Como Uma Secretária Virtual Pode Otimizar o Atendimento Presencial?

Como Uma Secretária Virtual Pode Otimizar o Atendimento Presencial?

Você quer alavancar o seu atendimento presencial para servir cada vez mais pacientes? Sabia que uma secretária virtual pode ser a opção perfeita para seu consultório? Além de ajudar a sua recepcionista presencial você garante que o telefone nunca esteja ocupado.

Torne a sua clínica um negócio diferenciado e não perca nenhuma oportunidade. Conheça mais vantagens ao adotar esse serviço no seu consultório!

Secretária virtual — Atendimento mais personalizado

Muitas vezes a correria do dia a dia impede que a sua recepcionista possa fazer um atendimento presencial e personalizado para cada paciente. Afinal, não raro ela está agendando, atendendo telefone, tirando dúvidas ou recebendo clientes presencialmente — e tudo ao mesmo tempo.

Com uma secretária virtual você garante que os telefonemas dos seus pacientes serão recepcionados por profissionais treinadas nas técnicas de atendimento e agendamento de consulta.

Além disso, elas são especializadas para responder todas as dúvidas com paciência, qualidade e simpatia para que todos que entrem em contato se sintam bem acolhidos e estimulados a visitar a sua clínica.

Seu consultório não para

A secretária virtual assegura a continuidade do fluxo de ligações mesmo em momentos em que a sua recepcionista não esteja presente na clínica ou consultório. Afinal, a sua colaboradora tem diversas tarefas importantes que demandam atenção e dedicação.

Desta forma, você mantém o fluxo de agendamentos mesmo em caso de falta, férias, greve de transportes coletivos ou, ainda, quando sua profissional precisar se dedicar a um atendimento presencial, ou te auxiliar com algum paciente.

Agenda online

Os profissionais da sua clínica e a secretária online estarão sempre em contato. Com uma agenda online compartilhada, a sua recepcionista poderá conferir todos os agendamentos realizados e preparar o paciente com antecedência.

Assim, todas as consultas ficam organizadas e com fácil acesso, e evita que sua atendente gaste todo o tempo somente registrando novos agendamentos.

Confirmações de consultas automatizadas

Quanto mais pacientes para cuidar, mais trabalhoso e demorado fica o atendimento. É por isso que as confirmações automáticas por SMS no dia anterior da consulta são tão práticas e eficientes.

Além de evitar esquecimentos, as confirmações agendadas pelas secretárias virtuais garantem uma forma personalizada para que seu paciente compareça à consulta e se sinta bem atendido em todo o processo.

Mais responsabilidades para sua recepcionista

Sabemos que a rotina de um consultório demanda muito esforço e atenção aos detalhes administrativos. Por isso, com o atendimento do telefone pela secretária virtual, a sua recepcionista pode assumir tarefas essenciais na administração do negócio, como fluxo de caixa, controle de recebimento, emissão de recibos, etc.

Desta forma, deixar tarefas importantes para a sua secretária aumenta a confiança e autoestima da sua colaboradora.

Mais tempo para se dedicar aos pacientes

Uma funcionária feliz irá recepcionar seus pacientes de forma ainda mais alegre e zelosa. Afinal, o modo de atendimento presencial faz toda a diferença para fidelizar um cliente.

Assim, com um atendimento telefônico de alto nível com a secretária virtual e uma recepção atenciosa de sua colaboradora no consultório, seus pacientes terão a certeza da qualidade da sua consulta.

Quer conhecer mais vantagens de ter uma secretária online? Então conheça os nossos serviços!


Assistente Virtual — Acelere o Atendimento do Seu Consultório

Assistente Virtual — Acelere o Atendimento do Seu Consultório

Aumentar a produtividade sem escalar os gastos não é uma tarefa fácil. Mas há maneiras de fazer o seu consultório sair na frente com a ajuda de uma assistente virtual.

Ela não só vai acelerar seus processos, mas também ampliar o seu volume de atendimentos e garantir que nada fique para trás na hora de acolher um cliente com perfeição.

Quer saber como você pode fazer isso de maneira fácil? Confira abaixo!

Como aplicar a assistente virtual no consultório?

As tecnologias de informação vieram para revolucionar o modo com as pessoas se relacionam. Hoje, é muito fácil um paciente pesquisar médicos na internet e decidir aquele que atende melhor às suas especificações.

É preciso encarar esse fato como uma oportunidade e ultrapassar as expectativas desse cliente. Para isso, um telefone ocupado não ajuda em nada, não é mesmo? É necessário ter um atendimento de qualidade e que saiba resolver os problemas e dúvidas de quem liga para agendar uma consulta ou tirar dúvidas.

A assistente virtual, ou secretaria online, te ajuda exatamente nisso. Ela garante que o telefone nunca esteja ocupado, pois, quando não é possível fazer o atendimento direto da clínica, a chamada cai em uma central com profissionais treinadas e prontas para oferecer um serviço eficiente — além, é claro, de vender as habilidades e diferenciais de seu consultório.

Não perca nenhuma ligação!

Ter o telefone ocupado é sinal de falta de preocupação com o paciente, pois ele pode precisar de uma consulta de emergência e não conseguir contar com a sua ajuda.

É preciso que os atendimentos de sua secretária presencial e o da assistente virtual estejam alinhados. Assim, as duas juntas podem transformar o consultório no centro médico preferido de seu paciente, fidelizando uma gama de clientes para toda a vida.

Desta forma, o atendimento fica muito mais rápido, pois o telefone será respondido mesmo se a colaboradora estiver resolvendo algo importante.

Agilize atendimentos presenciais

Engana-se quem pensa que a assistente virtual substitui a secretária. Este serviço surge, na verdade, para auxiliar o trabalho realizado, para que a atendente presencial possa cuidar de mais pacientes e ser mais produtiva sem perder a qualidade.

Assim, ela pode se dedicar a atender os clientes com atenção, paciência e prontidão, sem fazer ninguém esperar. Afinal, os pacientes sempre voltam em clínicas em que se sentem bem recebidos e valorizados.

Processos automatizados

Você e a sua secretária não precisam mais se preocupar com a lista de espera, confirmações de consulta ou até mesmo parar o que estão fazendo para tirar dúvidas. Tudo isso pode ser feito de forma automatizada via SMS, chat ou por telefone, pela assistente virtual. Assim, a sua recepcionista pode focar em tarefas mais importantes dentro do consultório: o atendimento humanizado.

Outra vantagem é que o número de consultas não irá diminuir quando a secretária sair de férias, ocorrer greves, estiver em horários de almoço ou quando ela estiver ocupada recepcionando um paciente presencialmente. Tudo isso irá somar para um atendimento por excelência e com a celeridade pertinente em todas as circunstâncias.

Gostou de saber como uma assistente virtual pode tornar seu atendimento mais rápido e produtivo? Então não deixe de conferir o blog do Secretárias Online, temos artigos novos todas as semanas com dicas de atendimento e administração de consultórios!


5 Vantagens de Ter uma Secretária Online

5 Vantagens de Ter uma Secretária Online

O atendimento no consultório é um dos principais pontos para aumentar a produtividade de seu negócio, concorda? Conseguir escalar seu número de pacientes e, ao mesmo tempo, manter um atendimento personalizado são fatores possíveis com uma ferramenta poderosa — a secretária online.

Aproveite para aumentar o rendimento de suas colaboradoras com as vantagens deste recurso que revoluciona e moderniza seu consultório ou clínica, confira!

O que faz uma secretária online?

Este serviço consiste em um atendimento que realiza agendamentos de consulta quando o telefone no seu consultório não pode ser atendido. Com um número personalizado, as ligações caem diretamente em uma central com secretárias treinadas para realizar um atendimento campeão.

É uma grande vantagem para o seu negócio, pois garante que uma consulta seja agendada mesmo em caso de férias, telefone ocupado ou quando sua atendente está em atendimento presencial, impossibilitada, portanto, de atender o telefone naquele momento.

Com a secretária online você não perde nenhuma oportunidade de conquistar novos pacientes e ainda aumenta a produtividade de sua assistente, pois, desta forma, poderá valorizar o trabalho dela delegando tarefas ainda mais importantes.

Vantagens de usar uma secretária online

Descubra agora como alavancar seu negócio com as vantagens exclusivas deste serviço!

1. Atendimento personalizado

Ter uma secretária online é a oportunidade de se destacar por um atendimento rápido e eficiente. Seus pacientes se sentirão cada vez mais especiais e valorizados com uma recepção personalizada e preparada para tirar todas as dúvidas com precisão.

Ao mesmo tempo, as secretárias/recepcionistas são mestres na técnica de atender com assertividade, ou seja, no tempo certo para ter um fluxo de ligações produtivo.

2. Telefone nunca ocupado

Não importa a ocasião, o seu consultório ou clínica irá se diferenciar por sempre atender o telefone prontamente, sem tempo de espera ou telefone ocupado.

Afinal, a rotina de um consultório é bastante intensa e acelerada, e você precisa garantir a qualidade de seus atendimentos telefônicos. A secretária online também pode ser uma boa opção quando a sua recepcionista estiver doente, de férias, em licença maternidade ou mesmo em situações de greve, em que o transporte é limitado.

3. Mais produtividade para sua assistente

Muitas vezes a secretária é o centro operacional de um negócio. Ela atende ligações, faz agendamento de consulta, tira dúvidas dos pacientes e cuida da parte financeira.

É uma profissional que sempre será essencial e, com o atendimento telefônico por meio da secretaria online, será possível aumentar a sua produtividade. Assim, ela pode prestar um atendimento presencial com muito mais qualidade e, ao mesmo tempo, gerenciar um volume maior de tarefas no escritório.

4. Economia na administração

Ao invés de contratar outro funcionário e ter que lidar com mais burocracia e aumentar o seu custo, você pode aproveitar este serviço personalizado e delegar mais tarefas essenciais de administração para sua secretária no consultório.

Assim, você economiza e garante que a sua colabora se sinta valorizada pelo trabalho que realiza.

5. Consultório moderno

Com a rapidez de acesso à informação, está cada vez mais fácil para o paciente entrar em contato com um consultório. É por isso que você precisa se modernizar e não perder nenhuma ligação. Afinal, a falta de atendimento ou um atendimento sem qualidade pode abrir oportunidade para o seu concorrente.

É por isso que estar atualizado pode fazer a diferença no seu negócio! Aqui na Secretárias Online garantimos o melhor atendimento desde o primeiro contato até a confirmação da consulta. Confira nossos serviços de atendimento telefônico remoto!