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Qual a Melhor Ocasião Para Utilizar Uma Secretária Remota?

Qual a Melhor Ocasião Para Utilizar Uma Secretária Remota?

 

 

Se você desconsiderou implementar a secretária remota em seu consultório por falta de uma ocasião especial, pode estar cometendo um grande erro de gestão — deixar de olhar para o futuro! A tecnologia está batendo na porta e agora é a hora de tomar uma atitude sobre qual tipo de clínica você deseja gerenciar.

Descubra as vantagens deste serviço para o seu negócio e as oportunidades que você pode criar simplesmente melhorando o atendimento!

Uso da secretária remota nas férias de sua colaboradora

Essa é uma das situações mais comuns para a contratação da secretária remota. Sabemos o quanto esta profissional faz diferença dentro do escritório, tanto no atendimento, quanto na gestão. Por isso, utilize esse serviço para auxiliar o consultório nas férias, e muito mais do que isso, para o crescimento profissional de sua secretária!

Esta é uma oportunidade sem igual para deixar o atendimento telefônico e agendamentos com um serviço personalizado e delegar ainda mais funções importantes e administrativas para sua colaboradora.

Isso vai permitir que o seu negócio cresça, que você possa focar a atenção total nos pacientes e deixar tarefas cruciais como fluxo de caixa, emissão de recibos, compra de materiais e demais funções relacionadas à gestão para a sua profissional!

Otimizar atendimento do consultório

Além de valorizar a recepcionista e deixá-la encarregada de mais responsabilidades, com a secretária remota você também pode otimizar o atendimento presencial.

Isso porque a colaboradora vai poder focar ainda mais no lado humano do atendimento — que é prestar atenção nas necessidades dos pacientes, recebê-los com carinho e responder às dúvidas ou reclamações com paciência.

Deixe o atendimento telefônico com as assistentes virtuais e leve o atendimento presencial de seu consultório a um novo patamar!

Se preparar para imprevistos

Estar preparado em todas as situações vai garantir que não haja nenhuma queda em seu atendimento!

Por exemplo, imagine que todos os contatos, agendamentos e acompanhamentos de pacientes sejam feitos pela sua secretária, o que acontece quando há uma greve de transporte coletivo e ela não pode comparecer?

Mesmo que haja tempo de avisar os pacientes, você terá que fazer esse remanejamento de agenda sozinho! Um dia de trabalho praticamente perdido em questão de consultas realizadas.

Por isso, tome as rédeas da situação e transforme sua clínica em uma empresa de referência, com qualidade de atendimento, tecnologia, rapidez no agendamento e recepção presencial sem comparação!

Conheça ainda mais vantagens deste serviço com o Secretárias Online!


Atendimento Em Clínicas — Dicas De Como Lidar Com Pessoas

Atendimento Em Clínicas — Dicas De Como Lidar Com Pessoas

Quem trabalha com atendimento precisa ser um mestre para saber como lidar com pessoas. Na área da saúde, mais cedo ou mais tarde, uma secretária ou recepcionista irá se deparar com situações que irão exigir desenvoltura e capacidade de impactar positivamente os pacientes.

Confira algumas dicas do Secretárias Online para melhorar as habilidades de sua recepcionista na hora de entender necessidades dos clientes presencialmente e no telefone!

Como lidar com pessoas — Um guia prático

O atendimento é um fator cada vez mais decisivo para a fidelização de clientes nas mais diversas frentes de comércio, e pode ser ainda mais importante no caso de consultórios. Isso porque quando um paciente vai a uma consulta, geralmente já vem carregado de preocupações e vulnerabilidades.

Neste ponto é ainda mais importante saber como lidar com pessoas e oferecer segurança, credibilidade e empatia. Confira como!

Atendimento presencial

A sua secretária com certeza faz muitas atendimentos presenciais durante a rotina de atendimentos na clínica. Mesmo com a correria, é imprescindível manter a postura impecável, veja:

  • receba com alegria — um sorriso no rosto e um cumprimento profissional demonstram que a recepcionista está aberta a ajudar e passa a impressão de que tudo está sob controle, como de fato está. Mesmo se estiver ocupada no momento, peça para aguardar e indique um local em que a pessoa possa ficar confortável;
  • escute o paciente — é a dica de ouro do atendimento. Primeiro, escute e entenda qual a solicitação ou problema de quem chega na clínica, depois ofereça uma solução. Nem sempre o cliente vai estar com a razão, mas, primordialmente, é necessário manter a calma e responder com educação e empatia;
  • faça perguntas — uma das melhores formas de dar um feedback genuíno e demonstrar interesse na situação do paciente é fazer perguntas. Ideias muito valiosas surgem quando você tenta entender melhor o ponto de vista do paciente;
  • tenhas informações na ponta da língua — é essencial para ter autonomia e saber informar os processos corretos aos pacientes a qualquer momento;
  • cumpra o que prometeu — demonstrar profissionalismo é primordial. Se você prometeu enviar um e-mail, confirmar uma informação e retornar para o cliente, não deixe se fazer isso. É desta maneira que você demonstra a credibilidade e eficiência do consultório.

Atendimento telefônico

Saber como lidar com pessoas ao telefone para agendar consultas e tirar dúvidas deve ser um dos pontos focais de uma secretária. Afinal, o maior volume de atendimento é marcado por telefone.

  • demonstre animação — ninguém gosta de falar com pessoas mal humoradas! Transmita alegria com sua entonação de voz e disposição para ajudar! Afinal, a forma que você fala — até se sorri ao telefone — impacta quem está do outro lado da linha. Melhor passar uma impressão positiva, não é mesmo?;
  • encontre um ritmo de atendimento — a dica é não fazer um atendimento corrido, mas, também, não demorar ao passar informações;
  • padronize a comunicação — atender com “alô” demonstra falta de profissionalismo e coloca o cliente em um posição de dúvida. Por isso, fale o nome da clínica e em seguida cumprimente o paciente;
  • tenha paciência — sempre há a possibilidade da ligação ficar ruim ou você não conseguir entender o que o seu cliente está solicitando. Sempre mantenha a calma nessas situações e procure entender novamente o que está sendo pedido para resolver com calma.

Gostou de saber mais sobre como lidar com pessoas na hora do atendimento? Então repasse esse artigo para sua equipe e confira mais dicas no blog do Secretárias Online!


Veja Como Funciona Um Modelo de Agenda Virtual

Veja Como Funciona Um Modelo de Agenda Virtual

Você não acha que está na hora de seu consultório evoluir para um novo patamar? Algumas mudanças simples na gestão de tempo e organização podem te ajudar. Para isso você precisa conhecer as vantagens de um modelo de agenda online.

Só assim vai conseguir unir o seu time em busca da fidelização de pacientes, acelerar os atendimentos e melhorar a administração de sua clínica. Confira as vantagens que você vai receber ao adotar esse método de agendamento.

Por que o modelo de agenda online é uma vantagem?

Você deve estar se perguntando se o modelo de agenda online realmente traz diferença para seu negócio. Por isso, elencamos os principais pontos de melhoria e as características desse recurso para você entender como a sua clínica vai se modernizar e aumentar em produtividade.

Afinal, se você está procurando uma solução que vai afetar todo o seu sistema de gestão, precisa começar pela organização e modernização de processos da clínica. Confira ainda mais benefícios!

Acesso 24 horas online

Não importa o imprevisto, o modelo de agenda online estará sempre disponível para você ou sua secretária acessar, conferir, tirar dúvidas e acompanhar informações sobre as consultas e processos do consultório.

Isso faz muito diferença, principalmente no atendimento telefônico, em que demonstrar clareza nas informações e ter rapidez é muito importante para a satisfação dos clientes.

Desta forma, você diminui as chances de erros humanos — como dois pacientes marcados no mesmo horário — e agiliza o processo de procura de dados.

Acompanhe de qualquer dispositivo

A sincronização de informações adicionadas na agenda é feita tanto no computador, quanto no celular. Desta forma, você pode acessar de onde quiser em caso de emergências, ou mesmo verifica em casa a agenda do dia seguinte e organizar a sua rotina médica.

Prontuário do paciente

O modelo de agenda digital vai se tornar o seu principal centro de informação no consultório! Isso porque ele também permite que seja adicionado um prontuário com detalhamento do histórico do paciente, das consultas e de todas as recomendações que você passar a ele.

Ao longo do tempo essa otimização vai acelerar ainda mais seu atendimento e adicionar mais qualidade nas suas decisões médicas. Afinal, você poderá conferir tudo o que já recomendou ao paciente e, assim, traçar um plano de continuidade com o cuidado da saúde dele.

Além disso, não será mais necessário se preocupar com a perda de arquivos físicos ou com a obtenção indevida destas informações privilegiadas. A ferramenta possui uma funcionalidade que bloqueia o acesso de outras pessoas, permitindo que somente visualize o prontuário online quem o médico autorizar.

Lembrete de consultas

Muito mais do que uma forma de otimização, a agenda online é também um item indispensável para aumentar sua taxa de comparecimento dos pacientes.

No modelo de agenda do Secretárias Online, há o recurso de avisar e relembrar os pacientes um dia antes da consulta. Isso facilita com que seus clientes se organizem para cumprir os horários e não faltem.

Não tenha mais problemas com organização, pessoas que desmarcam ou com dificuldades de encaixe de pacientes em horários. Resolva tudo isso facilmente com uma ferramenta de fácil acesso que é um verdadeiro raio-x de seu negócio!

Para mais conteúdos sobre gestão médica, continue acompanhando o blog do Secretárias Online!

Motivos Para Ter Uma Agenda Compartilhada Com a Sua Secretária

Motivos Para Ter Uma Agenda Compartilhada Com a Sua Secretária

A falta de organização em um consultório pode ser um dos principais motivos para a dificuldade de escalar seus atendimentos e fidelizar pacientes. Para isso é preciso um sistema funcional e prático para a sua rotina acelerada — e a agenda compartilhada é uma das principais soluções para esse problema.

Se você conta com o auxílio de sua secretária nos atendimentos, agendamentos e na recepção dos pacientes, com esse recurso terá ainda mais vantagens. Confira!

Atendimento de alta qualidade com agenda compartilhada

Trabalhar com pessoas demanda esforço e dedicação. Afinal, tanto no telefone quanto presencialmente são necessários atenção e paciência para resolver os problemas, ainda mais quando o assunto é saúde.

São esses elementos essenciais no atendimento do dia a dia que a sua secretária pode fornecer com mais qualidade ao ter o auxílio de uma agenda compartilhada.

Isso acontece porque ela pode se preparar com antecedência para a chegada de cada paciente e auxiliar o especialista com a organização ou limpeza do consultório.

Afinal, seus clientes merecem somente o melhor, e essa clareza na comunicação entre você e a sua profissional irão tornar a rotina mais prática e eficiente.

Tranquilidade em sua rotina profissional

Em uma profissão que envolve responsabilidade e gestão — como a de um médico responsável por um consultório — podem haver desgastes ao longo do caminho que prejudicam a rotina e bem-estar.

Um desses fatores é a falta de clareza e organização entre você e a sua equipe. Portanto, começar optando por uma ferramenta online para otimizar os horários de atendimento já é uma ótima iniciativa, conseguindo melhorar esses dois aspectos. Para isso, a alternativa ideal é uma agenda compartilhada.

Assim, você e a sua secretária estarão cientes dos atendimentos ou lacunas de horários e podem traçar o que precisa ser realizado na rotina de um dia específico para alavancar o atendimento de uma semana, por exemplo.

Organização de horários que funciona!

Encaixar pacientes, fechar atendimentos para o dia e lidar com as desistências dos clientes — tudo isso precisa ser controlado e resolvido no cotidiano de uma clínica. E nada melhor para otimizar essas informações do que uma ferramenta única de controle que pode ser visualizada por uma profissional de saúde ou uma equipe de atendimento, no caso do serviço de assistentes virtuais.

Para evitar erros e ainda diminuir a taxa de cancelamento, a agenda compartilhada do Secretárias Online tem uma funcionalidade que envia uma confirmação de consulta no e-mail, WhatsApp ou SMS do paciente, e ainda reforça essa mensagem um dia antes da consulta.

Além de demonstrar cuidado e organização para o cliente, sua secretária terá um período maior de tempo para remarcar consultas, caso o paciente informe que não poderá comparecer.

Se você deseja modernizar sua clínica e dobrar a eficiência e comunicação entre sua equipe, precisa conhecer mais sobre a agenda compartilhada! Aproveite e confira os demais conteúdos do blog do Secretárias Online!


Organize Sua Rotina Médica Com Uma Agenda Virtual

Organize Sua Rotina Médica Com Uma Agenda Virtual

Você sabia que uma agenda virtual, além de promover organização, pode aumentar o seu faturamento? Afinal, esses dois pontos estão estreitamente ligados na hora de agendar consultas e garantir que você conseguirá atender a todos os pacientes com qualidade.

Confira os benefícios do modelo de agenda do Secretárias Online e como ele pode organizar a rotina de consultórios e clínicas!

Agende consultas em poucos passos

A simplicidade na hora de agendar uma consulta é essencial para garantir a agilidade dos atendimentos. Por isso, com a agenda do Secretárias Online você terá tudo em um só lugar de forma clara e intuitiva.

Além disso, em um consultório em que há mais de uma recepcionista, é importante que a agenda virtual possa ser visualizada por várias pessoas para evitar erros de agendamento.

Acesso compartilhável

Uma das vantagens da agenda virtual é que você pode compartilhar o acesso somente com pessoas de sua confiança. Inclusive se você usar o serviço de Secretárias Online, poderá utilizar essa ferramenta para integrar o seu consultório com o atendimento remoto.

Acompanhe em qualquer lugar

Sabemos que atualmente o mundo está mais acelerado. Por isso, para você se planejar e se inteirar sobre os seu atendimentos diários, disponibilizamos o acesso da agenda virtual pelo celular e computador.

De onde estiver, é possível organizar-se para os atendimentos, remarcar ou agendar consultas e sempre ter seu cronograma disponível em mãos!

Confirmação de presença no dia anterior

Cada horário perdido por conta de ausência do paciente é uma oportunidade de atendimento que vai embora. Com a agenda virtual você tem a opção de encaminhar lembretes automáticos na hora de marcar a consulta e também um dia antes.

Assim, você diminui sua taxa de cancelamentos e fatura mais com clientes que sempre comparecem no horário combinado!

Prontuário on-line e sigiloso

Ter informações detalhadas sobre os pacientes é muito mais do que otimizar atendimentos futuros, é organizar melhor o seu tempo. Assim, ao atender um paciente, você pode relatar todo o histórico médico dele em um prontuário digital que já vem integrado na agenda virtual do Secretárias Online.

Como todos os arquivos podem ser acessados de forma simples e no mesmo lugar, você agiliza a preparação para um atendimento e pode adicionar novas informações de forma mais rápida. Além disso, não é preciso se preocupar com vazamento de dados, pois o acesso é sigiloso por meio de login e senha.

Backup de dados

Com tantas informações preciosas é importante um sistema seguro para evitar que elas desapareçam! Por isso, você tem à disposição um backup automático que faz uma cópia de todos os dados e salva para você de forma segura.

Se você quiser, também pode fazer o backup em seu computador e ficar ainda mais tranquilo com relação aos dados de seus pacientes!

Se você busca um atendimento ágil, personalizado e a fidelização de seus clientes, precisa desta ferramenta moderna em seu escritório! Para conhecer mais sobre os serviços do Secretárias Online, confira os demais conteúdos do blog.


Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Como Uma Secretária pode Organizar Uma Mesa de Trabalho

Você já pensou como sua mesa de trabalho pode afetar a sua rotina? Se seu espaço é desorganizado ou até sujo, também pode passar pouca credibilidade para os pacientes que receber em seu consultório.

Por isso, é importante alinhar com a sua secretária práticas que vão facilitar os processos do dia a dia e passar a ideia de confiabilidade!

1. Desapegue-se do que não usa

Cada profissional tem seu jeitinho de organizar a mesa de trabalho. Afinal, passamos a maior parte do dia no trabalho, e esse espaço específico passa a significar algo mais pessoal ao longo do tempo.

Mas a bagunça pode levar à perda de produtividade e atrapalhar ao fazer atendimentos. Você pode perder arquivos e anotações importantes, por exemplo.

Por isso, o primeiro passo é fazer uma análise do seu espaço atual e separar os objetos, papéis espalhados, cadernos, arquivos e pertences que você não precisa usar no dia a dia. A mesa é uma ferramenta de trabalho, e você deve ter itens essenciais sempre à disposição e fácil acesso.

Guarde aquilo que você não usa, mas que pode precisar um dia. Assim, você diminui a poluição visual e transforma sua mesa em um espaço mais harmonioso.

Isso quer dizer se livrar das decorações em sua estação de trabalho? Não necessariamente! Nem todo mundo gosta de uma mesa minimalista, mas é importante ter moderação. Mantenha poucos itens e preze pelo profissionalismo.

2. Organize os documentos

Um dos maiores problemas de organização é a quantidade de papéis espalhados. Mesmo com os arquivos digitais, a maioria dos consultórios lida com um volume grande de documentos, e para organizar isso de forma mais efetiva o melhor é separá-los em arquivos longe de sua mesa de trabalho. Assim, você evita perdas de documentos importantes.

Se você consulta algum documento com frequência, vale a pena deixa-lo mais próximo, em uma gaveta separada para isso.

3. Centralize as anotações

Se a sua secretária faz atendimentos, com certeza, anota várias informações como nomes, números de telefones, tarefas a serem concluídas, etc.

Centralizar todas essas informações em um só lugar, como um bloco de anotações, caderno, agenda ou arquivo on-line vai facilitar muito na hora de se organizar. Principalmente na hora de um atendimento presencial em que ela precisa ser ágil e demonstrar preparo.

4. Separe uns minutinhos para arrumar a mesa

Manter tudo no lugar com a correria da rotina não é fácil. Mas a melhor forma de evitar que a bagunça se acumule é separar cinco minutinhos para arrumar sua mesa de trabalho.
Assim, você começa o dia com mais vigor e bem-estar com tudo bem limpo e guardado no seu devido lugar.

5. Agenda eletrônica

Com uma agenda eletrônica, além de diminuir o uso do papel, você mantém todas as consultas organizadas em um só lugar. Com isso, você economiza tempo e ganha mais praticidade na gestão do consultório. A vantagem é que você pode compartilhar o acesso com quem quiser para que possa te ajudar e acompanhar toda a rotina da clínica!

Gostou de saber como organizar a mesa de trabalho de forma prática e rápida? Então, continue acompanhando o blog do Secretárias Online para mais conteúdos sobre gestão de consultório!


Maneiras de Gerenciar Minha Agenda Médica

Maneiras de Gerenciar Minha Agenda Médica

Pacientes faltam sem avisar e você está sem tempo para conseguir cumprir as demandas do dia? Se você fica se perguntando “o que aconteceu com minha agenda?” está na hora de conhecer algumas técnicas de organização.

Não existe forma perfeita para acabar com os contratempos do dia a dia, mas saber organizar a sua rotina pode te ajudar a aumentar a produtividade. Confira nossas dicas!

Como organizo minha agenda no dia a dia?

Você não pode organizar o que não conhece. Por isso, ao iniciar o processo de otimização do seu tempo, analise uma semana de seu trabalho e se pergunte: “o que eu poderia ter feito diferente para evitar atrasos ou tarefas que ficaram para trás?”.

Entenda quais afazeres tomam mais o seu tempo e quais são aqueles que você consegue realizar com mais rapidez. Geralmente, evitamos fazer tarefas difíceis que são importantes para o andamento da clínica.

Outros fatores para se levar em conta é a sua rotina. Você trabalha em outros lugares? Quanto tempo demora no deslocamento? Como pode fazer esse tempo ser mais produtivo? Responda essas perguntas para conseguir se organizar melhor.

Crie um sistema para as consultas

Estipule uma média de tempo realista para cada uma de suas consultas. Assim, saberá o quanto pode atender em um determinado dia. É importante fazer a diferenciação entre:

  • primeira consulta — geralmente leva mais tempo, pois você ainda não conhece o paciente;
  • retorno — é mais rápido, pois serve mais como uma manutenção;
  • procedimentos específicos — devem ser organizados para durar mais. Faça um estudo com os procedimentos de sua clínica e crie uma média de tempo em que você leva para o atendimento.

Valorize o tempo de cada consulta

Após fazer essa análise de suas consultas, estipule um tempo fixo para elas e tente seguir à risca essa rotina. Mas, é claro, nunca se esqueça de manter a qualidade e empatia nos atendimentos!

Desta forma, quando pensar “o que tenho marcado em minha agenda?”, será mais fácil para você e sua secretária adotarem um método para alocar a quantidade certa de consultas no tempo disponível. Isso evita gargalos durante o dia e pacientes atendidos sem atenção ou de forma muito rápida.

Agenda on-line

Ter uma agenda on-line para registrar os horários de consulta e informações é muito mais do que uma tecnologia, é uma necessidade em consultórios modernos. Com ela você pode registrar todas os atendimentos em um só lugar, o que evita a desorganização causada por registros em papel.

Além disso, você pode liberar o acesso para sua equipe e todos terão clareza sobre o que está sendo realizado e sobre a rotina de cada dia.

A comunicação entre você e sua equipe ou secretária é chave para que as atividades fluam de forma natural. Afinal, já pensou se alguém marca uma consulta em um horário em que você não estará disponível?

Estabeleça uma cultura de pontualidade

Tenha a pontualidade como um valor primordial na sua equipe. Com base na técnica de alocação de agendamento, você terá espaço suficiente em sua rotina de consultas e terminará os atendimentos em uma média de tempo correta.

Aos poucos, os seus pacientes também irão se acostumar com isso e vão se sentir valorizados por não ficarem esperando pela consulta.

A pergunta “como gerenciar minha agenda médica” foi respondida? Então confira os outros artigos sobre gestão de consultórios no blog do Secretárias Online!


Como Sempre Ter o Telefone Disponível em Clínicas Odontológicas

Como Sempre Ter o Telefone Disponível em Clínicas Odontológicas

Coloque-se no lugar de seu paciente. Imagine a seguinte situação: ele precisa de atendimento e consegue o telefone da sua clínica odontológica na internet ou talvez já seja um paciente recorrente. Mas, ao ligar no consultório, o telefone está ocupado repetidas vezes.

O que você faria se estivesse com urgência de atendimento? A maioria das pessoas buscam outras opções, o que significa que você perderia um cliente. Para não correr esse risco é preciso otimizar seu atendimento. Selecionamos algumas dicas para você sobre este assunto, confira!

Clínicas odontológicas — A importância do atendimento

O atendimento — além da qualidade de serviço — é um dos fatores que faz a diferença em um consultório, pois, te ajuda a conquistar clientes e não desperdiçar oportunidades em sua clínica odontológica.

Segundo uma pesquisa realizada pelo Octadesk em parceria com a Mindminers, 68% dos consumidores desqualificam o atendimento em clínicas e acreditam que os profissionais não estão preparados o quanto deveriam.

Por isso, além de ter o telefone sempre disponível em seu consultório, você precisa garantir um atendimento infalível para o seu cliente se sentir valorizado e retornar novamente ao precisar de seus serviços!

Confira agora as dicas para atender bem e não correr mais o risco de ter o telefone ocupado quando um paciente ligar:

Atenda de forma assertiva e empática

Uma das formas de garantir que o telefone não fique ocupado é atender de forma otimizada a cada ligação. Ou seja, responder de forma empática, saber escutar e entender as necessidades do paciente.

Dessa forma, a pessoa responsável por essa função poderá responder as dúvidas de forma mais clara, sem tomar muito seu tempo e o do paciente. Para ter certeza que o atendimento de sua secretária está superando as expectativas, lembre-se de que ela precisa:

  • manter a calma e não deixar que a ansiedade das tarefas do dia a dia acelere o diálogo;
  • ter atenção ao uso da linguagem e tom de voz correto para transmitir credibilidade;
  • demonstrar satisfação em responder às perguntas do paciente;
  • ser simpática e demonstrar que está ali para encontrar soluções;
  • manter o controle em situações que os pacientes são rudes ao telefone e entender a raiz do problema. Nesse caso, é preciso oferecer soluções práticas para resolver o contratempo e tentar ajudar no que for possível.

Secretária eletrônica

Uma das melhores opções para otimizar seu atendimento e garantir que o telefone será sempre atendido, é utilizar o serviço de secretárias remotas.

Com isso, sua clínica recebe um número personalizado e, quando sua secretária não puder atender o telefone ou ele estiver ocupado, a chamada cairá em uma central com profissionais treinadas com as melhores técnicas de atendimento.

Elas irão agendar as consultas e tirar todas as dúvidas de seus pacientes. É o dobro de produtividade sem precisar contratar mais equipe para seu escritório e ter que lidar com os encargos que isso gera.

Com este modelo de atendimento, sua secretária ganha mais tempo para poder te ajudar nos atendimentos presenciais! Ela também poderá gerenciar atividades de mais importância no escritório, como cuidar do sistema financeiro, dar informações de pacientes, organizar viagens médicas e muito mais!

Gostou das dicas de atendimento em clínicas odontológicas? Então continue acompanhando mais conteúdos cheios de informações ricas para a gestão de seu consultório no blog do Secretárias Online!


O Que Fazer nas Férias da Sua Secretária

O Que Fazer nas Férias da Sua Secretária

Já pensou o prejuízo de parar o atendimento em seu consultório por alguns dias ou semanas? Para que isso não aconteça é preciso que você saiba o que fazer nas férias de sua secretária.

Optar por uma secretária virtual pode ser uma opção prática, segura e econômica para o atendimento e agendamento de consultas neste período. Quer saber como esse serviço pode te ajudar? Confira mais detalhes!

O que fazer nas férias da sua profissional — Mantenha o atendimento!

O bom atendimento é a peça essencial para conquistar o coração de seus pacientes — tanto o telefônico quanto o presencial. Para manter esse padrão e saber o que fazer nas férias de sua secretária é crucial que você tenha um serviço de excelência para te auxiliar.

Mesmo que você contrate alguém para ficar na recepção temporariamente, essa pessoa não terá a expertise de sua secretária ou de um time de profissionais treinados para atender o cliente.

Por isso, o serviço de secretária online pode ser a solução perfeita para o seu consultório. Assim, toda vez que o telefone tocar, a chamada será redirecionada para uma central de telefonistas especializadas. Elas irão tirar dúvidas, ajudar o seu paciente a conciliar horários e encontrar a melhor solução para ele. Tudo isso de maneira atenciosa, dedicada e agilizada.

Acesso a agenda de consultas

Com esse serviço, você tem mais benefícios! Que tal uma forma de organizar e integrar todas as informações de horários em um só lugar? Com a agenda eletrônica, é possível acompanhar todas as consultas marcadas pelas secretárias virtuais e conceder o acesso para quem você desejar.

Assim, quando a sua secretária voltar de férias, ela poderá fazer o acompanhamento de consultas e também utilizar a ferramenta para organizar os horários de atendimento.

Com a otimização do atendimento telefônico, também sobra mais tempo para sua profissional dedicar seus esforços para outras atividades, como colaborar para a administração do consultório e cuidar da parte financeira.

Assim, você não precisa de uma pessoa a mais para realizar essas tarefas e, consequentemente, irá economizar recursos e delegar tarefas importantes para alguém que já é de sua confiança!

Lembrete de consultas automatizado

Um dos fatores que prejudica a sua rotina de atendimento é quando os pacientes esquecem a consulta. Na maioria dos casos, você não consegue preencher aquela hora reservada e acaba perdendo um tempo valioso de trabalho.

Para resolver esse problema, uma solução simples e efetiva são os lembretes por SMS, WhatsApp e e-mail na hora do agendamento e um dia antes da consulta. E o melhor é que você não precisa se preocupar com mais um procedimento em sua agenda, pois essas confirmações são feitas de forma automática e programadas pelas assistentes virtuais!

Agora que você está preparado e sabe o que fazer nas férias da sua secretária, que tal conhecer um pouco mais sobre o serviço do Secretárias Online e modernizar o seu escritório? Entre em contato!


Dia da Secretária — Saiba Como Otimizar o Trabalho da Sua Colaboradora

Dia da Secretária — Saiba Como Otimizar o Trabalho da Sua Colaboradora

Você deixou uma pilha de trabalho para sua colaboradora e tudo parece estar correndo bem. Mas sua profissional pode estar precisando de ajuda e você não está se dando conta disso. Que tal aproveitar o Dia da Secretária e delegar tarefas que vão parecer um presente aos olhos dela?

Se você quer descobrir onde realmente sua colaboradora pode fazer a diferença, confira as dicas neste artigo da Secretárias Online!

Dia da Secretária — o melhor presente é o reconhecimento

O dia 30 de setembro é para deixar marcado no calendário — pois é o Dia da Secretária! Essa é a data para demonstrar toda a sua confiança por essa profissional multitarefa.

E para isso, nada melhor do que reconhecer seu trabalho realizado até aqui e colocá-la em tarefas importantes que demonstram sua confiança nela. Além disso, propor ações para capacitá-la ainda mais e facilitar seu dia a dia.

Desta forma, irá ajudar a aumentar o senso de autoestima de sua colaboradora e fazê-la crescer profissionalmente.

Quer saber como fazer isso? Então confira nossas dicas:

Inclusão na criação de metas

Para criar um senso de pertencimento para sua secretária, nada melhor do que incluí-la nos processos de decisão e definições de metas. A abertura de comunicação e o alinhamento de objetivos são essenciais para que ela entenda suas expectativas e como você vai avaliar a performance do trabalho realizado.

Faça um cronograma e defina periodicamente quando dará um feedback sobre o trabalho e produtividade. Assim, sua profissional saberá que você valoriza o tempo dela e que está interessado em alavancar sua carreira profissional.

Forneça treinamentos

Atualizar conhecimentos é essencial para qualquer profissional, e ainda mais essencial para sua secretária assumir funções mais importantes dentro do consultório.

Além de ser uma craque no atendimento, ela deve saber auxiliar o médico no trato com os pacientes, saber técnicas de gerenciamento, controle financeiro, relações internacionais e muito mais demandas de sua necessidade.

Esse é um investimento que volta em dobro, pois, você poderá confiar à sua profissional mais tarefas que antes seriam realizadas por mais uma pessoa.

Se livre de tarefas que atrapalham a produtividade

Tarefas repetitivas e desnecessárias só servem para consumir o tempo produtivo da secretária. Faça uma análise junto com ela das atividades que acabam atrapalhando tarefas mais importantes e tente delegar ou priorizar o que traz mais valor.

Uma agenda eletrônica, por exemplo, é uma ótima ideia para agilizar os processos de organização de consultas, horários e dados de pacientes sem perder tempo para procurar arquivos que ficam desatualizados rapidamente.

Adote ferramentas que agilizam o trabalho dela

A tecnologia veio para modernizar e transformar as atividades de um consultório. É uma forma de otimizar o trabalho da sua colaboradora — e será um ótimo presente do Dia da Secretária.

O serviço de Secretárias Online é o exemplo ideal. Com ele você não perde nenhuma ligação em potencial enquanto sua recepcionista está atendendo e resolvendo algum assunto importante da clínica.

Desta forma, ela está mais livre para enfrentar novos desafios em sua carreira e você assegura, ao mesmo tempo, que seus clientes terão o melhor atendimento na hora do agendamento de consulta.

Quer saber mais dicas sobre atendimento em consultórios? Continue acompanhando o blog da Secretárias Online!