A função de secretária dentro de um consultório é sempre bem flexível, de acordo com a demanda de cada negócio. Por isso, ao tentar otimizar a rotina dessa profissional, podem surgir dúvidas do que deve ser implementado para melhorar a organização da clínica.
Veja as rotinas e funções que você, como gestor e médico, pode sugerir à secretária para elevar o nível de seu negócio a novos patamares!
Função de secretária — quais pontos você deve prestar atenção?
A tarefa de administrar uma clínica exige uma visão das rotinas e processos que podem ser otimizados para melhor andamento do negócio. E em matéria de gestão, a sua secretária também tem um papel bastante importante para desempenhar.
Afinal, muitas vezes é ela que faz os primeiros contatos, recebe o paciente, passa informações e até realiza outras funções administrativas, como o financeiro.
Tendo isso em vista, é preciso que os processos estejam de acordo com uma melhoria de desempenho, e que gargalos em algumas dessas áreas sejam otimizados.
Mas, como médico e líder, quais os pontos mais comuns na função de secretária que podem ser aprimorados? Confira!
1. Ofereça treinamento
Antes de iniciar com novas ações, é preciso saber que uma das melhores formas de otimizar a função de secretária é oferecer cursos e treinamentos. Assim, ela se aprimora profissionalmente e de forma constante.
Desta forma ela pode se preparar mais tecnicamente em diversas frentes necessárias ao consultório, como:
gestão financeira;
rotinas administrativas;
atendimento presencial especializado ao paciente;
organização de documentos;
entre outros que você desejar para a clínica.
2. Implemente um software de atendimento
Uma das melhores formas de otimizar as funções de secretária é delegar tarefas que podem tomar muito tempo a um software de atendimento.
Isso pode fazer com que atividades mais cotidianas, como agendamento, atendimento telefônico e repasse de informações, sejam feitas por um programa especializado.
Assim, a recepcionista pode focar nos pontos de melhoria mais importantes na fidelização de clientes, como o atendimento presencial.
3. Defina uma rotina para sua profissional
Aplicar uma rotina no trabalho da colaboradora pode auxiliar para que ela tenha mais produtividade. Isso porque vai se acostumar e agilizar cada vez mais os processos do dia a dia.
Por isso, procure entender como funciona o dia a dia dela e faça algumas perguntas:
como você define as suas prioridades?
quais tarefas levam mais tempo?
há algum processo que podemos fazer diferente e mais rápido?
como gostaria que fosse a rotina no consultório?
A partir das respostas, defina uma nova rotina e teste ao longo das semanas.
4. Delegar mais responsabilidade
A sua colaboradora nunca vai se desenvolver se não realizar coisas novas. Então, para que seja possível otimizar a função de secretária, é preciso que você dê os primeiros passos.
Delegue tarefas desafiadoras de áreas que ela ainda não está familiarizada. O aumento da responsabilidade vai fazer com que ela cresça profissionalmente, tornando-se cada vez mais essencial à equipe e ao consultório.
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